一、案例定位

使用 10 筆員工資料,找出重複員工編號、錯誤姓名型態、非數字年齡、薪資超界與未來到職日,並將資料修正到符合驗證規則。

二、學習目標

三、案例情境

人資部收到 10 筆員工資料,但部分欄位不符合輸入規範。規則為:Emp_Code 不可重複;Emp_Name 只能是文字;Age 為 1–100 的整數;Salary 必須介於 5,000–50,000;Joining_Date 不得晚於今天。

四、開始資料

Emp_Code Emp_Name Age Salary Joining_Date 主要問題
E001 Amy Chen 28 48,000 2022-05-01 無
E002 Brian Lin 31 62,000 2021-08-15 Salary 超過 50,000
E003 Cathy Wang Thirty 35,000 2023-01-10 Age 非數字
E004 David Ho 42 28,000 2020-11-20 Emp_Code 重複
E004 Eva Tsai 29 41,000 2022-02-28 Emp_Code 重複
E006 12345 25 30,000 2024-07-01 Emp_Name 非文字姓名
E007 Grace Yu 34 4,500 2022-09-03 Salary 低於 5,000
E008 Henry Kao 26 39,000 2030-01-01 未來日期
E009 Ivy Hsu 39 50,000 2019-06-30 無
E010 Jason Lee 45 52,000 2020-03-18 Salary 超過 50,000

五、Excel 分析方法

欄位 資料驗證規則 Excel 設定或公式
Emp_Code 不可重複 =COUNTIF($A$4:$A$13,A4)=1
Emp_Name 只允許文字 =ISTEXT(B4)
Age 1–100 的整數 Whole number: between 1 and 100
Salary 5,000–50,000 Whole number: between 5000 and 50000
Joining_Date 不得晚於今天 Date: less than or equal to =TODAY()

六、計算/檢核結果

原始 10 筆資料中,只有 E001 與 E009 完全符合所有規則;其餘 8 筆至少有一項需要修正。修正後範例如下:Brian Salary 50,000;Cathy Age 30;Eva Emp_Code 改為 E005;12345 改為 Frank Wu;Grace Salary 5,000;Henry Joining_Date 改為 2024-01-01;Jason Salary 50,000。修正完成後 10 筆資料皆為 OK。

七、結果分析與管理解讀

這個案例顯示資料品質問題不一定會讓公式立即報錯。62,000、52,000、4,500 都是可計算的數字,但不符合公司設定的薪資區間;2030-01-01 也是合法日期格式,但不符合到職日規則。因此資料驗證的目的,是把「格式正確但商務上不合理」的資料也攔下來。

八、AI Prompt

你是資料品質檢查助理。請只根據上述 10 筆員工資料與既定驗證規則,列出每一筆違規資料、違反的規則與建議修正方式。不得自行新增其他公司規則,也不要把原始數字改寫成未提供的值。

九、思考/What-if