一、案例定位

以修正後的員工主檔建立 Employee Code 下拉清單，降低查詢區輸入不存在或拼錯代碼的風險。

二、學習目標

• 建立 Emp_Code 下拉清單。
• 理解清單來源範圍與資料驗證的關係。
• 比較自由輸入與受控輸入的錯誤風險。

三、案例情境

完成員工主檔清理後，管理者希望在查詢區只允許選擇既有員工代碼，再顯示 Emp_Name、Age、Salary、Department 與 Region。配套完成案例以 E001 示範，查詢結果為 Amy Chen、28、48,000、Sales、North。

四、開始資料

五、Excel 分析方法

Employee Code 欄位使用 Data Validation → List，來源設定為 =$A$4:$A$13。這樣使用者只能從已存在的員工代碼中選擇，而不是任意輸入。

六、計算／操作結果

選擇 E001 後，查詢區顯示 Amy Chen、28、48,000、Sales、North。此處重點不是新的計算公式，而是以清單控制輸入來源，減少不存在代碼或拼字錯誤造成的後續查找失敗。

七、結果分析與管理解讀

下拉清單把資料品質控制往前移到「輸入」階段。若查詢流程允許自由輸入，使用者可能輸入 E01、E0001 或不存在的 E011，導致查找錯誤；受控清單則把可選值限制在主檔範圍內。

八、AI Prompt

你是 Excel 資料驗證助理。請根據 Employee Code 清單來源 =$A$4:$A$13，說明下拉清單如何降低查詢錯誤，以及當員工主檔新增資料時應檢查哪些設定。請不要假設不存在的員工代碼。

九、思考／What-if

1. 若新增第 11 位員工到 A14，但清單來源仍是 =$A$4:$A$13，新員工能否在下拉清單中選到？
   • 精簡解答： 不能。來源範圍沒有包含 A14，必須擴大來源範圍，或改用會自動擴充的 Excel Table／動態命名範圍。