02_開始使用 ChatGPT 與 Excel

核心表格

核心主題	主要觀點／方法	實務用途	重要條件／限制／延伸
提問結構	把對話組織成「情境 → 主問題 → 行動」	讓 ChatGPT 理解資料、任務與預期輸出	欄位、表格名稱、地區設定與敏感資料處理都應在情境中說清楚
ChatGPT 角色	助理、教師、分析者、除錯者	依任務要求公式、解釋、洞察或錯誤診斷	角色只是引導輸出方式，不能取代 Excel 的實際驗證
函數與公式	函數是預先定義的操作；公式是使用者建立、以 `=` 開頭的運算表達式	理解 Excel 計算結構並讓人工智慧產生合適公式	公式可結合函數、常數、參照與運算子；語法正確仍可能引用錯欄位
計算函數	`SUM`、`AVERAGE`、`MAX`、`ROUND` 等	總和、平均、最大值與數值整理	條件式計算需清楚指定條件與結果範圍
計數函數	`COUNTA`、`COUNTIF`、`COUNTIFS`	計算非空白、單一條件與多條件筆數	文字拼法、空白與比較運算子會直接影響結果
邏輯函數	`IF`、`AND`、`OR`	依條件回傳不同結果或組合多個判斷	條件順序與資料型別必須清楚，避免把文字與數值混用
查找函數	`VLOOKUP`、`INDEX`、`MATCH`	從表格找出對應資料或位置	`VLOOKUP` 的固定欄位序號可能因表格結構改變而失效
文字函數	`CONCAT`、`LEFT`、`LEN`，以及搭配 `FIND`	合併文字、截取字串與計算長度	姓名與文字格式可能不一致，公式需先確認資料規則
日期與時間函數	`TODAY`、`YEAR`、`DAYS`	取得今天日期、年份與日期差	`TODAY()` 會隨時間變動；只有年份欄位時不能假裝知道完整日期
影像轉表格	讓 ChatGPT 從照片辨識列欄結構並輸出 Excel	將非結構化視覺資訊轉成試算表	透視、遮擋與畫面邊界會造成近似值，必須保留不確定性

對話像一個有結構的故事

作者把 ChatGPT 對話比喻成故事。情境負責建立共同背景，例如資料主題、欄位名稱與 Excel 表格名稱；主問題說明真正要完成的任務；行動則指定輸出要如何呈現、接下來要做什麼。這個結構不是特定模型的技巧，而是一種把問題說清楚的方法。

同一個情境可以重複使用。原書建議把情境、主問題與行動拆成同一對話中的三個訊息，這樣在分析同一份資料的不同問題時，不必每次重寫完整背景。

ChatGPT 可以扮演四種角色

助理適合產生公式與完成具體任務；教師適合逐步解釋複雜概念；分析者適合整理模式、趨勢與洞察；除錯者則適合診斷公式或功能問題。角色的目的，是讓需求更具體，而不是把判斷責任交給模型。

函數與公式不是同一件事

原書把 Excel 函數定義為預先建立的操作，例如 SUM、AVERAGE；公式則是使用者撰寫、以等號開始的表達式，可以組合函數、參照、運算子與常數，例如 =A1+A2。

這個差異對人工智慧提問很重要。若只說「幫我計算」，模型可能自行選擇方法；若明確說「請產生 Excel 公式，使用表格 books 的欄位」，輸出更容易直接測試。

六大函數類別

原書將本章實用函數分成六組：

計算：加總、平均、最大值、最小值與四捨五入。
計數：計算非空白值、單條件與多條件筆數。