收口書面化模式強調：
談判中的口頭共識，必須轉化為書面文件，否則很容易流失或產生爭議。
核心公式是：
口頭共識 → 書面確認 → 文件版本 → 執行追蹤
也就是：
談判不是談完就結束，而是要把價格、條件、責任、時程與下一步全部寫清楚。
在國際貿易中，常見文件包括 PI、PO、SOW、SLA、合約、規格書、驗貨標準與變更流程。
| 元素 | 說明 |
|---|---|
| 口頭共識 | 會議中雙方同意的內容 |
| 書面文件 | PI、PO、合約、會議紀錄 |
| 版本控管 | 確認哪一版文件有效 |
| 執行追蹤 | 指定責任人、時程與下一步 |
| 說服重點 | 書面化不是不信任，而是保護雙方共識 |
| 步驟 | 說明 |
|---|---|
| 第一步 | 會議結束前確認共識 |
| 第二步 | 把價格、數量、交期、付款、規格寫下來 |
| 第三步 | 標明文件版本與有效期限 |
| 第四步 | 指定雙方責任人與下一步 |
| 第五步 | 透過 email 或正式文件確認 |
雙方在會議中談定價格與交期，但尚未發出正式 PO。
| 項目 | 書面確認內容 |
|---|---|
| 價格 | 單價、幣別、是否含稅與運費 |
| 數量 | 訂購數量與最小訂購量 |
| 交期 | 生產完成日、出貨日、預計到貨日 |
| 付款 | 預付款比例、尾款時間 |
| 有效期 | 報價保留到哪一天 |
為了避免理解差異，我會在會後整理一份確認信，把今天談到的價格、數量、交期與付款條件列出來。若雙方確認無誤，就可以依此開立 PI 或 PO。