<aside> 🛠

Blog đang trong giai đoạn điều chỉnh về không gian hoạt động và toàn bộ nội dung các bài viết, mong mọi người thông cảm cho sự bất tiện này!

</aside>

<aside>

</aside>

“Biết buông bỏ để tập trung đúng chỗ” chính là bí quyết để thành công.

• “Nỗ lực tối thiểu - Hiệu quả tối đa” của Takeshi Furukawa (Tama Duy Ngọc dịch)

Có lẽ khi bạn tìm đọc đến bài viết này, bạn đã tiếp xúc với không ít nội dung có chủ đề tương tự thông qua vlog, blog hay sách. Nhưng hầu hết các nội dung đều khá bề nổi, thường chỉ giới thiệu cho bạn các phương thức tư duy đã được chứng minh như ma trận Eisenhower, phương pháp MIT, phương pháp Ivy Lee,.v.v. Đọc xong cũng không biết phải áp dụng như thế nào? Thì tại bài viết này của mình, bạn chắc chắn sẽ tìm ra cách để thực hành hiệu quả.

Mình cũng đã từng mất rất nhiều thời gian lẩn quẩn trong cái vòng lặp sáng đi làm, tối về muộn vì làm mãi cũng không thấy xong việc. Về đến chỉ có lăn ra ngủ mà không có bất kỳ thời gian nào dùng để suy ngẫm lại các công việc đã làm để phản tư và đúc kết ra bài học, từ đó mà tiến bộ, trưởng thành nhanh chóng trong công việc.

Quan sát thực tế đến từ các Sếp tại môi trường mình làm việc, họ cần phải quản lý rất nhiều việc một ngày và phải quản lý cả các nhân sự khác. ****Bí quyết gì khiến họ luôn có đủ tinh thần và năng lượng tích cực để kiên trì mỗi ngày như vậy?

<aside>

Sau thời gian quan sát và suy nghĩ rất lâu, mình nhận ra “bí quyết” của họ thực sự rất đơn giản:

• Biết buông đúng lúc, không dàn trải toàn bộ nguồn lực vào các đầu việc.
• Luôn luôn xác định, sắp xếp thứ tự ưu tiên rõ ràng.
• Thiết lập quy trình thực hiện ngay từ đầu ngày hoặc khi bắt đầu một công việc cụ thể nào đó. Nhờ vậy mà tiết kiệm được đáng kể năng lượng hoạt động cho não bộ.

Khi hiểu được nguyên lý vận hành của cách tư duy này, thì dù bạn ở bất kỳ vị trí nào đều có thể áp dụng được, nó mang lại một giá trị cốt lõi:

• Giúp bạn mở rộng nhiều góc nhìn, linh hoạt trong cách làm và phương thức tiếp cận
• Kích thích não bộ của bạn trở nên nhanh nhạy hơn, suy nghĩ hiệu quả hơn, sáng tạo hơn trong công việc. </aside>

Cụ thể chúng ta cần thực hiện như thế nào?

Hãy đi vào ví dụ thực tế mà mình từng thực hiện để hình dung rõ hơn cách áp dụng.

<aside> 📌

Mình làm công việc Graphic Designer tại một thương hiệu kinh doanh về lĩnh vực giáo dục - dạy vẽ digital painting cho những Artist trẻ. Task mà mình cần thực hiện hôm nay là crop khoảng 500 dáng vẽ giải phẫu của học viên dùng cho việc thiết kế các ấn phẩm truyền thông, cụ thể là video ngắn.

1. Nếu không có phân tích sắp xếp: 1 ngày mình chỉ có thể hoàn thành 8 Video trong gần 11 tiếng (1 Video trung bình sẽ có 15 - 20 dáng giải phẫu cần crop) với trạng thái vội vã và lo lắng. Sau gần 1 tháng, mình mới làm xong được tất cả các Video cho 500 dáng giải phẫu. Cách thực hiện của mình ban đầu như sau:

• Crop các source trong 1 video
• → Edit video đó
• → Export video

Tóm tắt là Crop đến đâu Edit đến đó.

1. Nếu áp dụng phương thức tư duy tối ưu, thì điều gì sẽ xảy ra?

Trước khi thực thi, mình dùng 15 phút để xác định các bước thực hiện:

• (1) Phân tích source (500 dáng) nhận được
• (2) Lên ý tưởng cho các video: 1 video sẽ bao gồm các source nào?
• (3) Phân loại source theo cấp độ dễ đến khó
• (4) Tập trung crop toàn bộ các source theo cấp độ từ dễ đến khó đã phân loại ở step (3)
• (5) Edit các video theo ý tưởng đã lên ở step (2)
• (6) Export video

Sau khi xác định các bước thực hiện trên, mình bắt tay vào làm và lúc này, mình không cần dùng năng lượng để suy nghĩ và nhớ xem mình đang làm đến đâu, có sót gì không? Mình chỉ tập trung vào danh sách các bước đã liệt kê và kết quả là chỉ cần dùng:

• Gần 1 tuần để crop toàn bộ 500 dáng
• Gần 1 tuần để Edit toàn bộ các video </aside>

Hệ thống tư duy và các bước mà mình đã thực hiện như thế nào?

<aside>

1. Luôn đặt câu hỏi: “Có cách nào làm tốt và nhanh hơn hiện tại không?”. Suy nghĩ tìm các phương án khác nhau để tạo ra kết quả với thời gian bỏ ra ít nhất.
2. Đầu ngày, thực hiện ngay phương pháp quản lý công việc To-do list. Xác định ngay các việc cần làm trong hôm nay, phân loại các việc có thứ tự ưu tiên với các mức độ:
   • Khẩn cấp và quan trọng: Work in Progress (Đang thực thi)
   • Không khẩn cấp nhưng quan trọng: Priority (Các việc ưu tiên)
   • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: To-do list (Danh sách các việc trong kế hoạch)
   • Không khẩn cấp và không quan trọng: BackLOG (Công việc tồn đọng)
3. Tăng cường khả năng tập trung khi làm bất kỳ công việc nào. Điều này giúp não bộ rèn luyện khả năng focus đúng một mạch suy nghĩ cho một việc duy nhất vào khung giờ được xác định. Không lan man sang các dòng suy nghĩ khác như “Trưa nay ăn gì ta?” “Sao chuyện kia lại xảy ra thế kia?”. Mà luôn tập trung vào “Có cách nào để giải quyết vấn đề này?” - nghĩa là quay lại mục số (1)
4. Không quá câu nệ vào hình thức, cố gắng tìm cách xác định nhanh chóng yêu cầu của người nhận (người sẽ review, trả phí cho kết quả công việc của mình):
   • Draft nhanh ý tưởng để xác định ý tưởng của mình và ý tưởng của người nhận
   • Điều chỉnh bảng Draft cho đến khi 2 bên đồng thuận
   • Bắt đầu tiến hành thực thi chỉn chu các chi tiết sau khi Final bảng Draft
5. Khi bắt đầu bất kỳ công việc nào, dành thời gian cho việc phân tích yêu cầu và xác định các bước thực hiện. Trong quá trình thực hiện, bạn sẽ tiết kiệm được năng lượng dùng cho việc suy nghĩ “Đã đến bước nào rồi ta?” mà sẽ dùng năng lượng đó để quay lại mục số (1) để tìm ra các phương án tối ưu hơn. Từ đó mà đẩy nhanh hiệu suất công việc. </aside>

Để thực hiện trơn tru phương thức tư duy này, một tâm thái mà bạn cần có cũng chính là chất xúc tác để sản sinh ra những ý tưởng hay nhất:

<aside> 📢

Đặt mình vào vị trí của người quản lý (tư duy ownership) và tưởng tượng nếu mình là cấp trên thì sẽ nghĩ gì khi giao việc cho cấp dưới.

</aside>

Cách đóng vai này sẽ giúp bạn hiểu được góc nhìn, tâm trạng của cấp trên, đồng thời rèn luyện khả năng quản lý, chứng minh năng lực và tiềm năng thăng tiến của bạn trong công ty.

Nếu bạn còn các ví dụ nào khác thể hiện được tư duy trên, cứ gửi thông tin với mình để thảo luận nhé! Vì một tư duy có thể áp dụng ở các tình huống và trường hợp khác nhau. Cách học tốt nhất không bao giờ là đọc lại trải nghiệm của người khác, mà nên là đúc kết từ trải nghiệm của chính mình.

Đó là quan điểm của mình, còn bạn thì sao?

Nếu cần mình viết về chủ đề gì, bạn hãy điền vào form khảo sát bên dưới nhé!