SIMMA (Sistem Informasi Manajemen Magang) adalah sebuah proyek desain dan pengembangan web app yang bertujuan mendigitalisasi dan menyeragamkan proses administrasi magang di Instansi XYZ, dimana instansi tersebut bergerak di bidang Keamanan Siber & Pemerintahan. Proyek ini lahir dari kebutuhan nyata untuk menggantikan alur kerja manual yang bergantung pada dokumen fisik dan WhatsApp, sekaligus menjawab persoalan yang lebih mendasar: ketimpangan beban kerja yang selama ini tidak terukur secara objektif.

GOALS

• Menciptakan sistem lebih adil (Fairness): Menciptakan sistem perhitungan objektif melalui sistem "Poin SKS" berdasarkan nilai konfersi SKS yang dimiliki anak magang untuk melakukan kegiatan magang, guna mendistribusikan beban kerja peserta magang secara adil, yang sesuai dengan jumlah “Poin SKS” yang dimilikinya
• Transparansi (Transparency): Memberikan pemantauan langsung bagi Mentor agar dapat memeriksa progres harian peserta secara real-time. Dari pengerjaan tugas yang diberikan
• Keamanan (Security): Membangun dokumentasi kegiatan berupa repository digital untuk mengamankan laporan akhir dan rekam jejak peserta magang yang sudah selesai melakukan magang, project, atau penelitian di instansi tersebut.

1. Project Overview

Dashboard Admin

Dashboard Mentor

Studi kasus ini menampilkan perancangan ulang proyek skripsi sarjana saya. Versi awalnya dikembangkan dengan cepat menggunakan pendekatan “fungsi dulu” yang lebih mengutamakan kemudahan pengembangan daripada pengalaman pengguna. Akibatnya, antarmuka pada tahap awal terasa kaku dan sekadar fungsional.

Pada fase perancangan ulang ini, saya mengalihkan fokus pada pengguna. Saya merombak struktur visual dengan menyempurnakan grid tata letak, menstandarkan properti komponen agar konsisten, dan menyusun ulang hierarki informasinya. Tujuannya adalah mengubah sistem dari yang hanya fungsional menjadi intuitif dan menarik secara visual, sehingga pengguna tidak lagi merasa kewalahan.

Project context

Instansi XYZ bergerak di bidang Keamanan Siber & Pemerintahan yang secara rutin menerima peserta magang setiap tahun nya. Namun, seluruh proses administrasi, mulai dari pendaftaran, penerimaan, pemberian tugas, pemantauan progres, hingga pengarsipan laporan akhir masih dilakukan secara konvensional / manual yang tersebar kedalam berbagai bentuk seperti dokumen fisik, grup WhatsApp sebagai media informasi, dan arahan langsung sebagai media komunikasi dan pemberian tugas. Kondisi ini menciptakan inefisiensi yang signifikan baik bagi Mentor maupun peserta magang.

Alur Koordinasi dan pemberian tugas di instansi XYZ

Problem statement

berdasarkan hasil penelitian penulis, tidak terdapat adanya sistem magang terpusat menyebabkan empat akar permasalahan yang dihasilkan:

1. Administrasi Manual & Tercecer → Proses bergantung pada dokumen fisik dan WhatsApp, yang sangat rentan terhadap kehilangan data.
2. Monitoring seadanya → Mentor kesulitan melacak progres harian peserta secara langsung. dimana menyebabkan tidak ter ukurnya kegiatan magang sehingga banyak waktu kosong untuk bermain ketimbang belajar
3. Tidak Ada Manajemen Pengetahuan → Laporan peserta terdahulu tidak terarsip secara digital dan menguap begitu saja. menyebabkan banyak project yang sudah dilakukan sebelumnya dikerjakan kembali pada anak magang lain nya.
4. Ketimpangan Beban Kerja → Tidak ada tolak ukur kuantitatif yang jelas untuk tugas yang diberikan kepada anak magang, sehingga pembagian tugas sangat subjektif dan mengakibatkan sebagian peserta overload dan yang lainnya underload.