Контекст: B2B-продажі з середнім та довгим циклом угоди, де менеджери одночасно ведуть від 20 до 50 активних клієнтів у Zoho CRM. Процес вимагає постійного контролю статусу листування, актуальності задач та динаміки просування угоди по воронці.

Проблема: «Сліпа зона» керівника (РОПа): Ручний перевірочний аудит воронки займає від 4 до 6 годин щотижня.

Втрата угод через людський фактор: Угоди зависають без дій, менеджери забувають про повторні контакти, а ризики виявляються занадто пізно — вже після втрати клієнта.

Відсутність єдиної аналітики: Дані про стан угод розпорошені по CRM, відсутня системна скорингова оцінка якості ведення продажів.

Рішення Побудована двомодульна архітектура автоматизації на базе n8n з використанням штучного інтелекту:

1. [Main Workflow] — Головний процес, який за розкладом збирає угоди з Zoho CRM, передає їх на аналіз, записує системну аналітику в Google Sheets та фільтрує критичні алерти для Telegram.
2. [Sub-Workflow] — Ізольований AI-агент, який отримує ID угоди, витягує повну історію взаємодії, оцінює «здоров'я» угоди за шкалою від 1 до 10 та формує причину ризику.

Процес:

Prompt Design: Створено системний промпт для AI Agent, який аналізує дату останнього контакту, наявність запланованих наступних кроків та коментарі менеджера. AI повертає чітко структуровану оцінку (Score 1–10) та коротке резюме проблемних місць.

API Integration:

• Zoho CRM API: Отримання списку активних угод та глибока деталізація окремого таска/угоди.
• OpenRouter API (LLM): Підключення мовної моделі для обробки текстових контекстів угоди.
• Google Sheets API: Автоматичний запис та оновлення даних (Append or Update).
• Telegram Bot API: Надсилання оперативно згенерованих сповіщень із підтримкою HTML-форматування.

n8n Workflow:

• Main: Schedule Trigger ➔ Zoho CRM (Get Many) ➔ Call Sub-Workflow ➔ Google Sheets (Append/Update) ➔ Filter (Score <= 6) ➔ Telegram Bot.
• Sub: Execute Trigger ➔ Zoho CRM (Get Single Deal) ➔ AI Agent + OpenRouter ➔ Edit Fields (Output JSON).

Результати

• Економія часу РОПа: Скорочення часу на ручний аудит воронки з 5 годин до 0 годин на тиждень (100% автоматизація).
• Швидкість реакції: Виявлення ризикованої або завислої угоди скоротилося з 7 днів до 1 хвилини.
• Збереження виручки: Зниження втрат угод через забуті фолоу-апи на 15–20%.
• Масштабованість: Система здатна обробляти сотні угод без збільшення штату аналітиків або навантаження на керівництво.

Tech Stack

• Automation Platform: n8n (Self-hosted / Cloud)
• CRM System: Zoho CRM
• AI & LLM: OpenRouter API (GPT-4o / Claude 3.5 Sonnet)