<aside> 📋
Unit 1｜発注フローの基本 対象業種：地域密着型不動産会社（株式会社ホームトラスト）
工事発注・備品調達・外注手配を「満額承認・ミスゼロ」で進めるための全体像を把握します。
</aside>
| 発注種別 | 主な内容 | 承認者 |
|---|---|---|
| 備品発注 | 内覧用スリッパ・消耗品・文具類 | 各部署リーダー |
| 小修繕工事発注 | 山管物件のクロス・ドア・設備修繕 | プロパティマネジメント部長 |
| 大規模工事発注 | リフォーム・設備交換・外壁工事 | 代表または常務取締役 |
| 外注委託 | 清掃定期委託・建物点検委託 | 総務部長 |
[発注必要発生]
↓
[発注種別の確認] ← 備品 / 小修繕 / 大規模工事 / 外注委託
↓
[承認者に小口承認 または システム上申請]
↓
[承認得る]
↓
[発注書・見積書発行 → 外注先へ連絡・納期調整]
↓
[納品・工事完了確認]
↓
[請求書受取り → 経理部へ転送]
<aside> 💡
暗黙知ポイント：「承認者の状況」を先読みする（プローブ②・全体把握）
発注システムで起きやすいのが「承認滞留」です。ベテラン社員は発注前に必ず「今常務は現場にいるか？外出中か？」を確認する習慣を持っています。
特に修繕工事は入居者・オーナーへの工期約束をする前に承認を取ることが不可欠です。「先に外注先と日程決めてから承認を取る」は最大のミスパターンです。
</aside>
| 書類種類 | 保管場所 | ポイント |
|---|---|---|
| 外注先の見積書 | 発注システムにデータ保存＋原本紙保管 | 第二見積も必ず保存する（対比用） |
| 発注書 | システムに登録＋掛局指示の場合は原本保管 | 修正時は必ず再承認を取ること |
| 納品書・工事完了報告書 | 仕入先から受取・経理部へ転送 | スキャンしてデータ保存が必須（原本は経理保管） |
| 請求書・領収書 | 経理部で一元管理 | 周辺との打ち合わせは一切禁止・全部経理へ |
<aside> ⚠️
落とし穴：「少額だから大丈夫」は最も危険な発想（プローブ③・自己監視）
不動産業は外注予算が高額になりやすい業種です。「少額だから大丈夫」と引いた備品発注が小口稟議の基準額を超えているケースがあります。常に「この金額は承認が必要か？」を確認する習慣をつけましょう。
</aside>