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Unit 5｜文書管理・個人情報保護　対象業種：地域密着型不動産会社（株式会社ホームトラスト）

契約書・重要書類の保管・廃棄ルールと、顧客の個人情報を正しく扱うための実務知識を学びます。不動産業は顧客の機密情報を大量に扱う業種であり、情報漏洩は会社の存続を揺るがす重大リスクです。

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🎯 このUnitで学ぶこと

🗂️ 文書保管ルール

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暗黙知ポイント：「契約書は永久保管」と思っていると危ない（プローブ⑤・過去・未来の読み）

書類にはそれぞれ法定保管期間があります。**「重要そうだから全部取っておく」は保管コストと管理の複雑化を招きます。**一方で「期限がきたから捨てる」も、紛争リスクのある書類は慎重な判断が必要です。ベテラン総務担当は保管期間一覧表を手元に置き、「この書類はいつまで持つべきか」を即座に判断できます。

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書類の種類 保管期間 保管場所・特記
売買・賃貸契約書 契約終了後10年 耐火金庫またはキャビネット施錠保管・デジタル複製も保存
領収書・請求書 7年（法人税法） 年度別にファイリング・電子保存も可（電帳法に準拠）
雇用・労働関連書類 退職後5年（一部3年） 人事ファイルに保管・閲覧制限あり
重要事項説明書 取引終了後5年 宅建業法に基づく保管義務・電子交付版も含む
名刺 最終接触から3年を目安 個人情報として扱う・退職時は必ず会社に返納
帳簿・総勘定元帳 10年 経理が管理・総務は確認のみ

🗑️ 書類廃棄のルール

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落とし穴：「まとめてゴミ袋に入れる」は厳禁（プローブ③・自己監視）

個人情報や社外秘情報が含まれる書類を普通ゴミとして捨てることは情報漏洩リスクがあります。金額・氏名・住所・電話番号・物件情報が記載された書類は必ずシュレッダーまたは溶解処理業者へ依頼してください。

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廃棄方法 対象書類 手順・注意点
シュレッダー処理 少量の日常書類 シュレッダー後の裁断くずは可燃ゴミへ・週1回処理が目安
溶解処理業者依頼 大量書類・機密書類 総務が業者手配・廃棄証明書を受け取り保管する
そのままゴミ廃棄（可） 個人情報・社外秘を含まない書類のみ 判断に迷う場合はシュレッダー処理を選択 
[廃棄対象書類の確認（保管期間が終了しているか）]
  ↓
[書類の種別・内容を確認（個人情報・社外秘を含むか）]
  ↓
[個人情報・社外秘あり → シュレッダー or 溶解業者へ]
[個人情報・社外秘なし → 通常廃棄可]
  ↓
[廃棄記録台帳に記入（書類名・廃棄日・廃棄方法）]
  ↓
[溶解処理の場合：廃棄証明書を受け取りファイリング]

🔒 個人情報保護の基本ルール

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暗黙知ポイント：不動産業の「個人情報」は特に範囲が広い（プローブ②・全体把握）

顧客の氏名・住所・電話番号はもちろん、「どの物件を検討しているか」「家族構成」「年収・勤務先」なども個人情報です。営業担当が持つ顧客情報は非常にセンシティブであり、総務として書類を扱う際も「誰が見ていいか」を常に意識する必要があります。

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