某 County Health Department 長期使用老舊、未整合的紙本／醫療紀錄方式。醫護人員可能需要翻閱超過50頁病歷，病患等候時間與作業效率都不理想。管理階層因此考慮導入電子醫療紀錄（Electronic Medical Record, EMR）。
EMR 不只是資訊科技系統，它會影響醫師、護理師、病患、資訊科技人員、財務與服務提供單位。不同利害關係人關心的問題也不同，例如既有 SAP／EPIC 系統整合、安裝期間如何維持服務、設備配置與使用流程。
領導團隊先公開宣布 EMR 專案，爭取員工支持。專案經理 Jacob 在正式完成專案計畫前召開跨利害關係人共同會議，並帶領大家實地走訪診間，討論設備放置與流程安排。
這些活動讓不同群體提早提出疑慮，也協助團隊形成對專案範疇的初步共識與投入感。
試行階段將 EMR 導入部分醫療提供者後，病患就診時間明顯改善。衛生部門領導者對結果感到滿意，並認為不同診所與醫療提供者之間開始形成過去一直希望建立的資訊網絡。
原書本 A 檔未提供正式解答。
早期溝通的價值不是單純「告知」，而是把需求、限制與可行性提早帶到同一張桌上。實地走訪與共同會議讓抽象需求轉成具體流程問題，也提高後續採用的正當性。