by Studio Caro
“Groetjes, Marc” in Comic Sans is een leuke e-mailhandtekening voor je nonkel. Voor je bedrijf heb je iets professioneel nodig met een look helemaal passend bij je branding.
Maak met mijn zelfgebouwde (ja, daar ben ik heel trots op 👀) e-mailsignature generator in 2 minuten een professionele e-mailhandtekening die eruitziet alsof je een designer hebt ingehuurd! In deze gids vind je bovendien alle belangrijke tips & tricks en instructies voor jouw mailprogramma.
Ik ontwikkel deze tool graag ook op maat, in de branding van je bedrijf! Zo maak je snel voor nieuwe medewerkers een signature op basis van de template door mij ontworpen.
Een scene uit één van mijn favoriete films, You’ve Got Mail!
<aside>
E-mail Signature Generator (gratis!)](https://app.notion.com/p/E-mail-Signature-Generator-27e6872b892f807b9ecfeedb5e0354b9)
Ken je een andere ondernemer die ook een professionele e-mailhandtekening kan gebruiken? Deel dan onderstaande link met hen! 🔗 https://studiocaro.be/emailsig-download
</aside>
<aside>
**Nog vragen? Shoot!**👉🏻 [email protected]
</aside>
<aside>
🗂️ O V E R Z I C H T
✎ 5 regels voor een goede e-mailhandtekening
✎ Correct gebruik van de email signature generator
✎ Installeren in je e-mailsoftware
</aside>
<aside>
<aside>
E-mailhandtekeningen zijn wispelturige beestjes en niet altijd geliefd door spamfilters. Te complexe opmaak of bepaalde instellingen kunnen ervoor zorgen dat je mail als ‘verdacht’ gezien wordt of te ‘reclame-achtig.’ Je kan nooit een handtekening ontwikkelen die door elke spamfilter aanvaard wordt, helaas, maar je kan wel rekening houden met onderstaande tips!
</aside>
Zoals bij alles in vormgeving is het belangrijk om je e-mailhandtekening niet te overladen met te veel onnodige info. Vermeld enkel essentiële info en vergeet al de rest**.** Als je bv. niet graag telefoneert, dan laat je je telefoonnummer uiteraard beter weg hé, haja! Voeg max. 3 social links toe van profielen waarop je het meest actief bent.
Gebruik max. 3 brandingkleuren en enkel standaardlettertypes die op elke Windows én Mac computer standaard aanwezig zijn (zoals Arial of Times New Roman). Dit is minder spannend, I know, maar speciale lettertypes of bv. Google Fonts meestal niet correct getoond bij de ontvanger van je e-mail. Wil je toch een speciaal lettertype, verwerk dit dan in een afbeelding (minder ideaal, kan spamtriggers geven). Zorg dat je handtekening netjes links uitgelijnd is gelijk met de inhoud van je e-mail en dat er voldoende ruimte tussen de elementen zit. Let erop dat sommige mensen hun e-mailsoftware in dark mode gebruiken, dus kies je best kleuren die ook op een donkere achtergrond goed zichtbaar zijn. Dit kan je testen in de PRO-versie door een zwarte achtergrondkleur in te stellen.
Het is af te raden één grote afbeelding als e-mailhandtekening te gebruiken wat je vaak ziet: spamfilters blokkeren vaak afbeeldingen, waardoor in zo’n geval dan de hele handtekening uiteraard onzichtbaar wordt. Gebruik ook enkel ‘veilige’ afbeeldingen, van je eigen domein dus of een betrouwbare CDN. In de PRO-versie van mijn generator kan je social iconen (afbeeldingen dus) activeren, deze zijn op een veilige CDN gehost. Vink er bij voorkeur wel maar maximum 3 tegelijk aan.
Steeds meer gebruikers lezen mails op mobiele apparaten. Dat wil zeggen dat je e-mailhandtekening ook easy on the eye moet zijn op smartphones of tablets. Let daarbij op schaal en vermijd te kleine tekst. Heb je bv. een logo waar kleine tekst in afgebeeld wordt zoals een tagline, zorg dan voor een variant van het logo zonder tagline voor je e-mailhandtekening. De e-mailhandtekening wordt via de generator al automatisch geoptimaliseerd voor wie je mail op een mobiel apparaat opent. Let wel: je gebruikt de generator best enkel op je laptop of pc
Houd je handtekening vooral tekstueel; zoals ik al zei worden e-mailsignatures die volledig uit één afbeelding bestaan vaak niet eens getoond, of als onhandige bijlage. Daarom maakt mijn generator alles in HTML, zodat naam, telefoonnummer en andere info altijd zichtbaar blijven bij een e-mailclient die afbeeldingen resoluut blokkeert. In de Pro-versie kun je social iconen toevoegen (gehost op een veilige CDN), maar gebruik er maximaal 3 tegelijk in combinatie met je logo.
</aside>
<aside>
Mijn zelfgebouwde e-mailsignature generator (ja, daar ben ik heel trots op 👀) heeft zowel een gratis als een pro versie waarmee je in 2 minuten een professionele e-mailhandtekening die eruitziet alsof je een designer hebt ingehuurd!
</aside>
<aside>
Scroll naar boven voor een preview die op de pagina zelf staat, scroll naar beneden voor een zwevende preview die je kan verslepen. Staat de zwevende preview in de weg? Dan versleep je deze dus gewoon naar ergens anders. Handig toch! 👀
Vul hier al je (contact)gegevens in.
Wil je iets liever leeg laten zoals je telefoonnummer? Dan vul je gewoon een spatie in en zal je dit realtime zien aangepast worden in de live preview. Tip: hou je telefoonnummer aangenaam leesbaar door de BIN-normen te respecteren: begin met de 4 cijfers, spatie, en dan telkens per 2 cijfers met spatie tussen bv. 0494 00 00 00
L O G O
Het logo vormt een link naar je website. Ondersteunde formaten: .jpg, .png, .gif Max. bestandsgrootte: 800 kB Klein formaat: max. 300px Idealiter transparante achtergrond
1. Een webadres invullen
Upload je logo best op je eigen domein (bv. janssens.be), want afbeeldingen van andere sites worden sneller door spamfilters geblokkeerd.
Dit doe je via de server/hosting van je website (FTP/SSH). Meer info hierover vind je bij je webhostingprovider.
Plak daarna de URL bij Logo webadres.
Je kan hier ook een foto of avatar gebruiken.
<aside>
Heb je een Squarespace-website waar je logo geupload staat? Vind hier je afbeeldings-URL
Je kan ook een gratis uploadsite gebruiken zoals UploadImgur om zo een URL te bekomen, maar dat vergroot wel de kans op spamdetectie.
</aside>
2. Logo uploaden (PRO)
In de PRO versie laad je gewoon een bestand op (dus geen URL nodig) en verschijnt het automatisch in je preview.
Je kan het logo ook verbergen (enkel in pro).
** L E T T E R T Y P E
Zoals je al in de tips hierboven kon lezen, zijn custom lettertypes geen aanrader. Enkel lettertypes die op elk systeem standaard geïnstalleerd staan (zoals Arial of Times New Roman en de andere fonts in de generator) werken zeker overal.
K L E U R E N
In de gratis versie heb je 3 kleuropties, via de pro optie iets meer. Met het pippetje pik je een kleur op bv. uit je logo.
Gebruik je een achtergrondkleur, zorg dan voor voldoende contrast voor leesbaarheid!
Let op: een kleurverloop als achtergrondkleur wordt niet ondersteund in Outlook. Deze zal automatisch terugvallen op de eerste kleur als effen achtergrondkleur.
T I P V O O R D A R K M O D E
Sommige mensen hebben dark mode ingesteld. Als je hier rekening mee wil houden kies je best kleuren die goed zichtbaar zijn op zowel witte als zwarte achtergrond (zoals grijs). Vermijd pastelkleuren of zwart voor tekst, en gebruik kleur vooral als accent. Test je handtekening altijd in zowel light mode als dark mode (door bv. een zwarte achtergrond in te stellen) zodat alles leesbaar blijft.
<aside>
P R O O P T I E S
De pro versie bevat extra opmaakmogelijkheden zoals scheidingslijnen, meer controle over kleuren, social icoontjes,…
</aside>
Let dus op dat je zeker het volledige webadres (dus niet enkel je handle!) correct invult.
</aside>
Onder de preview van je handtekening vind je de knoppen Kopieer handtekening en Kopieer HTML. Voor software waarin je enkel de ‘raw’ HTML-code kan importeren zoals in Apple Mail kies je Kopieer HTML, bij alle andere software kopieer je de volledige layout en gebruik je dus de eerste knop Kopieer handtekening. De instructies hieronder zijn voor installatie op een laptop of pc dus geen mobiel apparaat zoals een smartphone. In sommige gevallen wordt je e-mailhandtekening gewoon overgenomen op de smartphone app zoals bij Gmail. Bij Outlook vergt dit een andere aanpak. Je leest hierover meer in de handleiding.
<aside>
</aside>
<aside>
</aside>
<aside>
</aside>